Mobiele opvolging van herbevoorrading
Elke ronde verdiende een duidelijke registratie, geen vergeten rapport.
Technici van een externe firma waren verantwoordelijk voor het bijvullen van PBM-automaten op tientallen locaties.
Bij elk bezoek ontvingen ze een papieren lijst met bij te vullen artikelen. Wanneer een anomalie werd vastgesteld (te veel voorraad, een niet-voorzien artikel aanwezig, een pickingfout, een verkeerde locatie...), werd deze eenvoudigweg met de hand op dat blad genoteerd.
Aan het einde van de dag werden deze documenten overhandigd aan de verantwoordelijke teams, zonder gestandaardiseerde structuur en zonder digitale geschiedenis.
Het probleem
De opvolging van interventies steunde volledig op handgeschreven aantekeningen. Elke chauffeur beschreef anomalieën op zijn eigen manier, wat de interpretatie ervan soms bemoeilijkte. Informatie was verspreid over meerdere papieren bladen, geen enkele foto kon aan een anomalie worden gekoppeld en het was nagenoeg onmogelijk om weken later snel de geschiedenis van een interventie terug te vinden. Het doel was dit papieren proces te vervangen door een mobiele applicatie die informatie structureert, anomalieën standaardiseert, foto's toevoegt wanneer nodig en de rapportage volledig automatiseert.
De oplossing
Ik ontwikkelde een bedrijfsapplicatie voor Android, volledig gewijd aan de opvolging van interventies op PBM-automaten. Het gebruikerstraject werd zo vlot mogelijk ontworpen: de chauffeur selecteert zijn identiteit, kiest de provincie van zijn ronde, krijgt toegang tot de automaten ingedeeld per sector via een intuïtieve carrousel, registreert de vastgestelde anomalieën per automaat (te veel voorraad, niet-voorzien artikel, ontbrekend product, enz.), voegt indien nodig foto's toe en gaat vervolgens rechtstreeks naar de volgende automaat. Zodra de ronde is afgerond, sluit één druk op de knop alle interventies af: de app compileert automatisch alle verzamelde informatie, genereert een gestructureerd PDF-rapport en verstuurt dit rechtstreeks per e-mail.
Alle interventies worden opgeslagen in een lokale database. Vanaf het startscherm kan de chauffeur al zijn eerdere rondes terugvinden, geïdentificeerd op datum (bijvoorbeeld « Ronde van 15/06/2025 »). Elk rapport blijft op elk moment toegankelijk en kan onmiddellijk opnieuw per e-mail worden verzonden, zonder informatie opnieuw in te voeren of een interventie opnieuw te genereren — wat de communicatie met verantwoordelijken vereenvoudigt en het mogelijk maakt snel een volledig overzicht van eerdere operaties terug te vinden.
De werking
- Selectie van de chauffeur
- Indeling van automaten per provincie
- Intuïtieve navigatie tussen de verschillende locaties
- Gestructureerde invoer van anomalieën
- Foto's toevoegen rechtstreeks vanaf de smartphone
- Automatische generatie van een PDF-rapport
- Automatische verzending van het rapport per e-mail
- Volledige geschiedenis van de rondes
- Raadplegen en opnieuw verzenden van oude rapporten
- Lokale database voor het bewaren van interventies
De resultaten
- Volledige eliminatie van handgeschreven aantekeningen
- Gestandaardiseerde invoer van anomalieën
- Foto's toegevoegd rechtstreeks tijdens de interventie
- Automatische generatie van een PDF-rapport aan het einde van de ronde
- Automatische verzending van het rapport per e-mail
- Volledige, doorzoekbare geschiedenis van alle rondes
- Betere traceerbaarheid van interventies
- Tijdwinst op de administratie aan het einde van de dag
Wat deze realisatie aantoont
Ik ontwikkel niet zomaar applicaties: ik analyseer eerst de omstandigheden op het terrein om tools te ontwerpen die het dagelijkse werk van gebruikers écht vereenvoudigen. Bij dit project was het doel niet enkel een papieren formulier te digitaliseren, maar een volledige oplossing te creëren die gegevensverzameling, automatisering van administratieve taken, geschiedenisbeheer en traceerbaarheid van interventies combineert. Deze aanpak, waarbij zakelijk inzicht en ontwikkeling samenkomen, probeer ik in elk project toe te passen.
Tools: WINDEV Mobile · Android · Ingebouwde HFSQL-database · Automatische generatie van PDF-rapporten · Geïntegreerde e-mailverzending · Foto's maken via de smartphone · Lokale opslag van interventies · Interface geoptimaliseerd voor gebruik op het terrein